Importul facturilor online în programul de contabilitate

E o temă de mare actualitate și se pare că unii producători de soft contabil se mulează pe cerințele actuale ale pieței măcar parțial în această privință.

Cei care dețin magazine online știu cât este de frustrant să ai 200 – 300 de facturi emise prin site într-o lună și să trebuiască să la introduci manual în programul de contabilitate. Mă refer aici la firmele mici nu la cele ce își pot permite soluții făcuta la comandă sau integrarea unor soluții ERP care ar însemna efort financiar considerabil.

Din start spun că acest articol nu e unul comprehensiv și nu cunosc toate soluțiile de pe piață, de fapt cunosc puţine din  ele şi voi fi subiectiv. E mai mult unul apărut datorită zbaterilor mele la afacerea mea, dar și pentru clienți cărora le-am făcut magazine online. La fel menționez că nu e unul publicitar articolul deşi am o afiliere veche cu Facturis.

Partea de magazin online

Cele mai folosite platforme de ecommerce  în România sunt OpenCart, WooCommerce și PrestaShop dar se folosește și Magento destul de mult. Totuși, cei mai mici dintre antreprenori pornesc cu unul din cele trei scripturi pentru că sunt cele mai accesibile soluții. Cu toate astea nu sunt neapărat cele mai eficiente și la un moment dat, dacă afacerea merge vor migra spre platforme mai capabile, magento fiind considerată una din ele.

Partea de contabilitate sau măcar facturare

Unul din cele mai folosite programe de contabilitate în România, mai ales pe partea de mici antreprenori e SAGA. Abonamentul mic și ușurința de operare dar mai ales posibilitatea de genera aproape orice document pentru ANAF, contracte de munca, contracte comerciale ReviSal etc îl face iubit printre noi ăștia mici :). Am lucrat şi lucrez cu SAGA dar si cu WinMentor sau ContabSQL. Un alt program folosit e Facturis (doar facturare si gestiune) cu care am lucrat mai în trecut şi „senzaţia” momentului îmi pare SmartBill acum.

Acum să facem nişte combinaţii.

Cele mai des întâlnite (de mine) platforme de magazine online au fost OpenCart si WooCommerce care se ridică serios. Deci ar trebui cumva să putem exporta facturile din aceste doua platforme spre programul de facturare sau contabilitate. Situaţia ideală ar fi să fie conectate ca să nu mai fie nevoie de export import. Pe acest scenariu am găsit următoarele variante:

Dacă se foloseşte SAGA ca program contabil

SAGA e capabil de import în format XML deci, dacă avem un plugin care să exporte facturile în format xml cu structura cerută de SAGA, am putea aduce facturile în SAGA mai uşor. În căutarea mea am dat de o firmă care a realizat astfel de scripturi dar pe care nu le-am testat (deşi mi-ar plăcea) e vorba de agvision care a făcut un plugin care exportă facturile din WooCommerce pentru SAGA şi încă unul care exportă facturile din OpenCart pentru SAGA. Nu ştiu cât de uşor sau greu se face treaba şi nici cât de actualizate sunt. O sa le scriu să aflu.

Dacă se foloseşte Facturis versiunea online

Putem integra uşor în site prin API lucrul cu platforma lor (a se vedea intrucţiunile aici). Sau e varianta de a exporta din Facturis pentru SAGA sau CIEL.

Dacă se foloseşte SmartBill versiunea cloud

Putem instala pluginurile lor (ceea ce poate face şi un amator) si au pluginuri pentru WooCommerce, OpenCart, Magento, PrestaShop şi altele dar şi cu unele mai puţin folosite prin API. Şi ce atrage tare e disponibilitatea lor de a te asculta şi negocia o eventuală adaptare pentru nevoile clienţilor.

Unul din marile avantaje pentru situaţia mea cu SmartBill este că poţi integra plăţile cu cardul pe factură. Eu care fac doar la comandă produse nu vreau să ni se plătească online factura până nu confirm comanda. În acest sens e facilitatea ca la confirmare să se emită factura, ea e primită pe email de client şi pe ea are butonul de plată cu cardul prin PayU.

Situaţiile sunt tot aşa de multe câţi antreprenori există. Sunt convins să voi ştiţi şi alte soluţii de contabilitate şi alşte soluţii de facturare şi alte soluţii de ecommerce dar acest articole e unul rezultat din ceea ce am experimentat eu sau din situaţiile cu care am avut de a face. Vă aştept comentariile sau soluţiile optime cu care aţi avut de a face poate în acest fel ne oferim sugestii şi ne uşurăm munca. E important să putem sincroniza programul contabil cu platforma online sau măcar să putem exporta facturile din opencart, woocommerce sau altele către programul de contabilitate.

 

 

    1. Anonim 23/04/2017
    2. Teofil Gavril 06/04/2017

    Opinia ta