Sfârșit de an, deci inventar.

Iată un articol, primul scris pentru a fi înțeles de profani, peste care am dat. Preiau aici „o bucățică” din el, urmând ca restul să îl citiți pe pagina autorului, domnul Anton KOVACS, creatorul unor programe contabile faine. Pagina domniei sale o găsiți la www.infokam.eu. Articolul e din 2013 dar e destul de actual. Atenție, am preluat doar părți din diferite capitole, vă recomand sa citiți articolul autorului pe pagina sa.

Cu toate ca in firecare an apar noi norme pentru organizarea si efectuarea inventarierii, de fapt, în ultimii 60 de ani nu s-a intamplat nimic nou în acest domeniu.

Inventarierea asta de care se sperie toata lumea nu este decat o numarare a ceea ce ai si înscrierea pe o lista a ceea ce ai numarat. Nu-ti trebuie nici norme nici doctoratul in economie pentu asta.

Inventarierea nu este nici o sperietoare pentru gestionari (cu exceptia celor care au bagat botul în oala cu smantana), nimeni nu vrea sa bage neaparat gestionarii in puscarie, mai ales ca in ultimii ani un gestionar capabil a devenit o raritate.

Daca ne gandim bine, inventarierea anuala este un lucru benefic pentru toata lumea, contabilii si gestionarii au ocazia sa-si corecteze micile greseli facute de la ultima inventariere iar patronii vad si ei cum stau si ce mai au prin depozite.

Cand trebuie facuta inventarierea anuala ?

De regula inventarierea anuala se face spre sfarsitul anului.

Sa nu îsi inchipuie nimeni ca atat comisia de inventariere cat si gestionarii vor sta de revelion sa numere borcanele de castraveti bulgaresti de pe raft.

Practic, termenul se alege în asa fel incat inventarierea sa se termine în timp util, astfel încat dupa inventariere sa mai fie timp si pentru valorificarea reultatelor acesteia. Daca este vorba despre o firma mica care are pe un raft 3 sticks-uri si 2 sticle de cola inventarierea se poate face si în ultima zi lucratoare a anului, daca însa, asa ca in exemplul precedent, este vorba despre un santier mare, probabil ca vor fi necesare mai multe zile, asa ca nu ar fi rau sa o începem în primele zile din decembrie sau chiar în cursul lunii noiembrie, nu de alta dar in decembrie nu e prea placut sa stai in frig în mijlocul curtii si sa numeri caramizi.

Inventarierea bunurilor

A sosit si dimineata zilei în care incepe inventarierea.

Toata lumea este pregatita cu clipboard-uri pe care sunt prinse foi de hartie A4, fiecare membru al comisiei are in buzunarul de la piept cate trei pix-uri, unul verde, unul albastru si unul rosu, la care se adauga 3 creioane ascutite perfect si de duritati diferite, toata lumea are ciorapi si chiloti curati. Toti se uita nervosi unul la celalalt dar nimeni nu stie cu ce sa inceapa.

Doamna comisie trece la treaba.

Acum urmeaza de fapt partea cea mai importanta, numararea cantarirea, masurarea propriuzisa.

Mai precis, se ia raftul de la stanga sprea drapta (dar se poate si invers) si se numara bob cu bob ce este pe acel raft, iar cand s-a terminat cu un reper se înscrie rezultatul in lista de inventariere.

Incercati, daca spatiul permite, sa mutati bunurile numarate în alt spatiu, de exemplu, dupa ce am numarat borcanul de muraturi îl mut in cealalta parte a raftului, asta pentru ca sa nu ajungeti sa le numarati de doua ori (sau niciodata).

In cazul lichidelor, se constata ca în acel recipient/rezervor este ceea ce ar trebui sa fie (altfel riscam ca acolo sa fie, de exemplu, apa în loc de benzina), se calculeaza volumul recipientului si astfel se afla volumul lichidului. Daca este necesar se face si o masurare a densitatii pentru a putea afla cantitatea in Kg.

In cazul bunurilor depozitate vrac (produse de balastiera, cereale, etc) se deseneaza o schita a gramezii respective, se masoara cat mai precis dimensiunile, urmand ca ulterior pe baza acelei schite sa se determine care este volumul agregatului.

Aceste schite, pe care sunt inscrise dimensiuniile si formulele de calcul vor face parte din dosarul de inventariere.

In timp ce veti face aceste calcule veti afla în sfarsit de ce a fost nevoie sa învatati teorema lui Pitagora, calculul ariilor si volumelor si veti fi recunoscatori profesorilor dumneavoastra din scoala generala ca v-au invatat toate aceste lucruri si nu va faceti de rusine.

In momentul inventarierii unui reper “Fisa de magazie” pentru reperul inventariat se va bara dupa ultima pozitie, se va înscrie data inventarierii, stocul faptic (numarat pe raft) si membrii comisiei vor semna pe randul respectiv.

Bineinteles în situatia in care evidenta gestiunii este tinuta prin mijloace informatice acest lucru nu este posibil asa ca ati scapat de aceasta corvoada.

Acolo unde se poate si exista si dotarea tehnica, se va cauta ca procedura de inventariere sa beneficieze de facilitatile respective.

Astfel, într-o librarie sau un magazin en detail se poate folosi un soft conectat cu un scaner de coduri de bare automatizand într-o anumita masura inventarierea.

Procedura de inventariere descrisa mai sus este procedura ideala, dar in practica lucrurile sunt mai complicate.

Spre deosebire de un magazin, unde este de obicei cat de ordine, în magaziile unor unitati se mai gasesc tot felul de hondrobele care nu ar avea ce cauta acolo (dar nici afara nu poti sa le lasi). Nici listele alea de inventariere nu pot fi completate chiar asa usor pe spatele colegului. Mai pot apare si confuzii de denumiri, de exemplu, s-ar putea sa ne trezim cu un minus de 30 de “Tuburi fluorescente 36 W” dar sa avem un plus de 30 “Neoane de 40”, sau, minus “50 Kg ciment” si plus “1 sac ciment”.

De aceea, în practica se pot folosi niste ciorne, dupa care totul “se trece pe curat”.

Dosarul de inventariere

In principiu, dosarul de inventariere al unei comisii care s-a ocupat de o gestiune de materiale, marfuri sau alte bunuri asemanatoare ar trebui sa cuprinda urmatoarele piese, de sus in jos:

• Decizia de inventariere

• Procesul verbal de instruire a comisiei de inventariere

• Procesul verbal al inventarierii

• Copii dupa documentele de inregistrare a minusurilor/plusurilor constatate

• Declaratia gestionarului

• Declaratia de inventar

• copii dupa ultimele documente de intrare/iesire din gestiune (ultima receptie, ultima factura, ultimul bon de consum etc)

• Listele de inventariere

• Anexe (schite efectuate cu ocazia inventarierii, formule de calcul etc)

Dosarul de inventariere va fi intocmit în minim 2 exemplare, unul pentru conducerea unitatii si unul pentru gestionar. Nu ar strica sa existe si un al 3-lea exemplar pentru serviciul de contabilitate.

Semnaturile de pe toate exmplarele vor trebui sa fie semnate in original.

Daca la o anumita gestiune exista mai multi gestionari documentele vor trebui semnate de catre toti acesti gestionari.

Daca listele de inventariere cuprind bunuri ale unor terti, se va intocmi un exemplar în plus al listei respective care va fi inmanat tertului respectiv.

Inventarierea soldurilor clientilor si furnizorilor

Fiecarui client i se va trimite un “Extras de cont” la care se va anexa “Fisa clientului”

Clientul respectiv va compara fisa primita de la dumneavoastra cu fisa furnizorului din contabilitatea proprie si va confirma extrasul de cont primit.

Practic, dupa completare va decupa partea de jos a extrasului si o va expedia catre dumneavoastra.

Toate aceste confirmari semnate si stampilate vor fi incorporate in dosarul de inventariere.

In cazul furnizorilor se întampla exact invers, furnizorul va trimite extrasul, acesta va fi comparat cu sumele din contabilitatea dumneavoastra, veti semna si stampila confirmarea, o decupati si o trimiteti furnizorului.